Under de senaste åren har jag träffat otaligt många människor och ledare som känner en enorm förvirring så fort ordet ”digitalt” används framför lättbegripliga ord. Exempel på detta är begrepp såsom ”digitalt ledarskap”, ”digital strategi” och ”digital arbetsplats”. För att tala klarspråk; Egentligen handlar det bara om ledarskap, strategi och arbetsplats i en allt med digital värld.
Min uppfattning är att ledare generellt behöver prata mer klarspråk för att kunna skapa förutsättningar för lyckade förändringsresor. Det handlar om att sätta människor (såväl kunder som medarbetare) i förarsätet och inse att det i slutändan fortfarande handlar om strategi och ledarskap för att nå organisationens större syfte. Inte bara för att skapa en välmående organisation i en allt mer digital värld. För många organisationer handlar förändringsresan om överlevnad då spelreglerna för affärsmodeller förändras i takt med teknikutveckling av disruptiv karaktär.
Nästa gång du hör ett begrepp som börjar med ordet ”digital” och känner dig förvirrad så vill jag uppmuntra dig att slappna av, reflektera och fokusera på ordet som följer därpå. Förvirringen grundas oftast i att du som individ upplever att du saknar kontroll/kunskap gällande vad ”digital” egentligen innebär. Den tid som vi lever i kommer att präglas av ständig förändring där utvecklingstakten ökar allt snabbare. Vill du skapa kontroll för att reducera din förvirring så finns det ett bra tillvägagångssätt; var mer utforskande och nyfiken på din omvärld.
De senaste åren har jag blivit besatt av att förstå varför vissa ledare och organisationer lyckas så otroligt mycket bättre än andra med att driva förändring i en allt mer digital värld. Varför lyckas endast ett fåtal med att låsa upp nycklarna till de digitala kontoret och inte bara lansera ny teknik, utan även driva förändrade beteenden och varaktiga arbetssätt. Det finns många svar på den frågan; men en grundläggande nyckel är hur ledare och organisationer i framkant kommunicerar i syfte att skapa engagemang som förändringsbränsle.
För tre år sedan stod jag på en scen framför 300 personer från olika organisationer och ställde följande fråga; Vilken är er största utmaning inom den digitala arbetsmiljön? Föga förvånande svarade cirka 30 procent att tekniken var den största utmaningen. För tre år sedan var det vanligt att människor jag träffade uttryckte sig enligt följande; Tänk om jag kunde ha samma digitala möjligheter på jobbet som jag har i mitt privatliv. År 2018 gästade jag samma scen igen och ställde samma fråga. Denna gång var det endast 1 procent som uppgav att teknik var den största utmaningen. Istället handlar utmaningarna nu om ledarskap, beteenden och förändringsvilja.
Min uppfattning är att tekniken som är kritisk för att frigöra kraften att samarbeta nu finns tillgänglig på de allra flesta arbetsplatser. De senaste åren har ny teknik fullkomligt sköljt in över arbetsplatser, men istället för ökad produktivitet och välmående har en ökad förvirring hos människor uppstått (trots att tekniken blir allt enklare). Den dystra sanningen är att trots all ny teknik så är de allra flesta organisationer fast i gårdagens sätt att arbeta där e-post och filservrar dominerar som primära verktyg för kommunikation- och samarbete.
De flesta ledare har en tendens (och inarbetat vana) att kommunicera förändringen utifrån “Hur”. Då låter det ungefär så här; “Vi ska lansera ett nytt intranät”, “Vi ska lansera Office 365”. “Vi ska lansera ett dokumenthanteringssystem. Ställ dig själv frågan; Hur engagerande är det för medarbetarna? Inte alls är svaret.. Ytterligare ett system är inte svaret.
Så hur bör man kommunicera för att skapa engagemang som frigör kraften att förändras? Svaret må låta enkelt med att bygga en story kräver eftertanke. Det handlar i toppen om att kommunicera utifrån ett större syfte (varför ni existerar) och en engagerande målbild (som handlar om resultatet av förändringen). Min erfarenhet är dock att en engagerande målbild inte räcker för att förändra beteenden. Målbilden måste brytas ner till “Whats in it for me” om sann vilja ska skapas. Därefter måste det vara supertydligt vilka beteenden som medarbetarnas förväntas börja, sluta och fortsätta göra.
Vad gör din organisation för att säkerställa en hållbar och värdeskapande arbetsplats i den digitala eran?Dagens arbetsplatser står inför tsunamis av förändringsvågor som rubbar den kontroll som för många människor är en hörnsten för trygghet. För att skapa hållbara arbetsplatser krävs ett nytt mindset på ledarskap.
Den digitala arbetsplatsen har de senaste åren blommat upp till en allt högre prioritet på ledningens agenda. Anledningen är bland annat ökade förväntningar från medarbetarna, nya beteenden och löften med ny teknik. De senaste åren har vardagen för medarbetarna förändrats kraftigt. Från att vi i stort sätt endast haft e-post och fysiska möten som det enda alternativet till samverkan, finns nu en uppsjö av applikationer och digitala stöd för samarbete tillgängliga ett knapptryck bort. Trots möjligheterna och tillgången till ny teknik är de allra flesta organisationer fast i gårdagens sätt att arbeta kantat av stress och vikande engagemang. Nedan följer sju vanliga utmaningar som vi identifierat inom organisationer som satsar på den digitala arbetsplatsen. Känner du igen dig?
1. Det är förvirrande för medarbetarna att veta när och varför de ska använda vilket verktyg
Ny teknik träder in på arbetsplatser från olika håll. Nyanställda tenderar att ta med sig molntjänster som de är vana vid från tidigare arbetsplatser samtidigt som IT-avdelningen pressar ut nya digitala tjänster. Utmaningen är vanligt förekommande för organisationer som rullat ut tjänster såsom Office 365 utan tydligt riktlinjer för användandet av SharePoint, Teams, Yammer etc. Resultatet blir förvirring och resulterar i att många medarbetare söker tryggheten i de traditionella verktygen såsom e-post.
2. Ledarskapet har inte följt med in i den digitala arbetsmiljön
När ordet ”digitalt ledarskap” kommer på tal menas oftast organisationens förmåga att anpassa sin affärsmodell för att ligga i framkant gentemot kund. En annan viktig aspekt av det digitala ledarskapet är organisationens förmåga att få chefer och ledare att agera som förebilder i den digitala arbetsmiljön och förskaffa sig förmågan att kunna leda på distans. Det nya arbetslivet ställer nya och höga krav på ledarnas förmåga att uppmuntra beteenden i den digitala världen.
3. Vi spenderar allt för mycket tid på att söka- och återskapa information
Det finns flera strategiska effektområden bakom satsningar på den digitala arbetsplatsen varav de tre vanligaste är att ökad effektivitet, innovationskraft och engagemang hos medarbetarna. Effektivitet handlar mångt och mycket om att möjliggöra tidsbesparingar så att arbetstiden blir mer värdeskapande. Mätningar visar att medarbetare spenderar cirka 20 procent av sin arbetstid på att söka efter information. Till det tillkommer ytterligare tid för att återskapa information som redan existerar. Enligt McKinsey återstår endast 39 procent av arbetstiden till att utföra de arbetsuppgifter som vi faktiskt är anställda för att utföra.
4. Vi lurar oss själva att tro att den digitala arbetsplatsen är ytterligare ett projekt
En vanligt förekommande fälla med satsningar på den digitala arbetsplatsen är tron om att det handlar om ytterligare ett system eller att det är ett projekt som har ett start- och ett slutdatum. Den digitala arbetsplatsen är den virtuella motsvarigheten till den fysiska arbetsmiljön och handlar om att skapa en digital upplevelse för medarbetarna. Den digitala arbetsplatsen kommer att vara i kontinuerlig förändring därför handlar det om en resa som är oändlig med syftet att förenkla vardagen för medarbetarna och vara en attraktiv arbetsgivare såväl idag som i framtiden.
5. Vi sätter luddiga mål som saknar strategisk harmonisering
Det råder tyvärr brist på organisationer som sätter tydliga och inspirerande mål inom ramen för den digitala arbetsplatsen. Målen tenderar att bli luddiga, saknar ofta koppling till organisationen övergripande affärsmål och bryts heller inte ner till medarbetarnas vardag, dvs. hur kan medarbetarna bidra till att målen infrias? Många organisationer verkar även blanda ihop begreppen och tror att målet är att samarbeta. Låt mig vara tydlig; Samarbete är inte ett mål i sig, det är en förmåga som är nödvändig för att ni ska nå era riktiga mål som har en faktisk innebörd för era medarbetare.
6. HR är inte med i förarsätet trots att det handlar om arbetsmiljö
Den digitala arbetsplatsen handlar mångt om mycket om medarbetarnas arbetsmiljö. Därför är det kritiskt att HR sitter i förarsätet tillsammans med IT och kommunikation. Det behövs tydlig stöttning för chefer och ett förnyat mindset vad gäller digital on-boarding av nya medarbetare.
7. Vi saknar gemensamma spelregler för hur vi ska bete oss i den digitala arbetsmiljön
I den fysiska arbetsmiljön finns tydliga spelregler som sitter i kulturen. Vi plockar undan efter oss när vi lämnar ett mötesrum, vi spolar efter oss på toaletten och vi möte våra kollegor med respekt i korridorerna. I den digitala arbetsplatsen ser det ut som om vi har haft inbrott och ingen bryr sig. Organisation i framkant förstår utmaningarna med att förändra våra beteenden och inför därför tydligare spelregler för vad som gäller.
Vilka utmaningar vill du lyfta fram och vad gör ni för att bemästra dessa utmaningar?
Har du någonsin stannat upp och funderat över hur stor del av din arbetsvardag som du spenderar i den digitala världen? Har du en uppfattning om hur mycket tid du spenderar på att fingra på din mobiltelefon, svara på e-post eller samarbeta med dina kollegor via digitala kommunikationsverktyg? Om du arbetar på kontor är sannolikheten hög att du spenderar merparten av din arbetsdag i den digitala världen. Enligt en studie genomförd av Diwo framgår att tjänstemän spenderar i snitt 78 procent av sin arbetstid med blicken fäst i en digital skärm. Nu vill jag understryka en viktig poäng som jag hoppas att alla som jobbar inom HR har tagit i beaktning; nämligen det faktum att arbetsmiljön i allra högsta grad har blivit digital, vilket innebär att den digitala arbetsmiljön har en fundamental påverkan på människors produktivitet, engagemang och hälsa.
Hur mår då människor i det allt mer digitala arbetslivet, och har ledarskapet anpassat sig? Är våra digitala beteenden föredömliga? Om vi tittar på hur människor spenderar sin tid i den digitala arbetsmiljön så avslöjas en dyster bild. Omfattande tid spenderas på icke-värdeskapande aktiviteter och följden blir att allt fler lider av digital stress. Enligt IDC spenderar vi uppemot 20 procent av vår arbetsdag med att söka efter information. När vi inte hittar det vi söker efter avbryter vi våra kollegor innan vi till slut återskapar information som redan existerar i verksamheten. Enligt McKinsey kvarstår i slutändan endast 39 procent av arbetstiden till att utföra de arbetsuppgifter som vi är anställda för att utföra och följas upp på.
Ny teknik är en kritisk möjliggörare för att vara konkurrenskraftig
Ny teknik utlovar en mängd med löften som ska stärka organisationers förmåga att samarbeta, kommunicera och hantera kunskap. Sanningen är dock att de allra flesta organisationer kämpar förgäves med att mjölka ur effekterna som ny teknik utlovar. Istället faller många tillbaka i traditionella arbetssätt och finner att medarbetarna spenderar omfattande tid av sin vardag på att söka efter information, skicka irrelevanta massmail, avbryta sina kollegor och återskapa information som redan existerar. En stark bidragande anledning till varför det ser ut som det gör är för att företagsledare fortsätter att lansera IT-system med gårdagens förlegade synsätt på arbetsmiljö. Organisationer med ett modernare synsätt på arbetsmiljön börjar allt mer tillämpa det trendande begreppet ”digital arbetsplats” vilket för många människor kan vara en aning förvirrande. Om du googlar på termen blir det dessvärre inte tydligare. Den ena definitionen efter den andra pratar om digital arbetsplats som IT, hårdvara, infrastruktur och systemmiljöer på ett onödigt invecklat och komplicerat tillvägagångssätt. Låt mig förenkla; den digitala arbetsplatsen är helt enkelt den virtuella motsvarigheten till den fysiska arbetsplatsen. Den fysiska och digitala arbetsplatsen utgör tillsammans med den psykosociala miljön (kultur, ledarskap etc.) grundpelarna i medarbetarnas upplevelse av arbetsmiljön. Samtliga av dessa grundpelare står just nu inför tsunamis av förändringsvågor.
Det behövs en skärpning avseende beteenden i det digitala kontoret
De fysiska kontoren har länge varit det främsta flaggskeppet för att visa upp organisationers styrkor. I den fysiska arbetsmiljön finns en rad djupt förankrade och föredömliga beteenden. Vi städar upp efter oss i mötesrum, vi håller rent omkring oss, vi plockar undan våra koppar och vi spolar efter oss på toaletten. På helgen kommer det dessutom in städfirmor som gör det rent och fint och ser till att det doftar hallon. Men hur ser det då ut i det digitala kontoret? Här vill jag inleda med att citera en anonym kund. ”Det digitala kontoret? Det är som att vi har haft inbrott och ingen bryr sig”.
För att ta pulsen på hur du och dina medarbetare mår i den digitala arbetsmiljön uppmanar jag dig att fundera över följande tre frågor;
Finns det en tydlig målbild för den digitala arbetsmiljön?
Den digitala kapprustningen har de senaste åren haft ett starkt fokus på kundens digitala upplevelse. Som kunder är vi ofta bortskämda med support dygnet runt, användarvänliga appar och en tilltalande digital design i syfte att nå högsta möjliga konvertering och lojalitet. Men hur är det att vara medarbetare? Har du tillgång till samma tilltalande digitala upplevelse eller är det förvirrande och otydligt? För att citera Richard Branson; ”Om du tar hand om dina medarbetare så tar de hand om dina kunder”.
Har ni en digital arbetsmiljö som attraherar nya generationer?
De digitala infödingarna som lärde sig att swipa en iphone innan de kunde krypa kommer inom en snar framtid att göra entré på arbetsplatserna. Yngre generationers förväntningar på den digitala arbetsmiljön är skyhöga och frågan är vad de kommer att prioritera högst; En trevlig fysisk eller digital arbetsmiljö?
Är era digitala beteenden föredömliga?
Föreställ dig detta scenario; från och med imorgon har du inte längre några fysiska kontor och du får inte längre använda e-post eller fysiska möten för att kommunicera internt med dina kollegor. Du förväntas ändå kunna samarbeta, kommunicera och vara produktiv. Hur skulle det fungera? Hur är era beteenden i den digitala världen? Hur är kulturen? Är ledarna föredömen eller inte?
Med hopp om ökat engagemang och hälsa så hoppas jag att vi alla börjar se med nya ögon på den digitala arbetsplatsen i en allt mer föränderlig värld.
Vi använder cookies för att se till att vi ger dig den bästa upplevelsen på vår webbplats. Om du fortsätter att använda denna webbplats kommer vi att anta att du godkänner detta.
English (UK) 
Svenska