Den digitala arbetsplatsen har de senaste åren blommat upp till en allt högre prioritet på ledningens agenda. Anledningen är bland annat ökade förväntningar från medarbetarna, nya beteenden och löften med ny teknik. De senaste åren har vardagen för medarbetarna förändrats kraftigt. Från att vi i stort sätt endast haft e-post och fysiska möten som det enda alternativet till samverkan, finns nu en uppsjö av applikationer och digitala stöd för samarbete tillgängliga ett knapptryck bort. Trots möjligheterna och tillgången till ny teknik är de allra flesta organisationer fast i gårdagens sätt att arbeta kantat av stress och vikande engagemang. Nedan följer sju vanliga utmaningar som vi identifierat inom organisationer som satsar på den digitala arbetsplatsen. Känner du igen dig?

1. Det är förvirrande för medarbetarna att veta när och varför de ska använda vilket verktyg

Ny teknik träder in på arbetsplatser från olika håll. Nyanställda tenderar att ta med sig molntjänster som de är vana vid från tidigare arbetsplatser samtidigt som IT-avdelningen pressar ut nya digitala tjänster. Utmaningen är vanligt förekommande för organisationer som rullat ut tjänster såsom Office 365 utan tydligt riktlinjer för användandet av SharePoint, Teams, Yammer etc. Resultatet blir förvirring och resulterar i att många medarbetare söker tryggheten i de traditionella verktygen såsom e-post.

2. Ledarskapet har inte följt med in i den digitala arbetsmiljön

När ordet ”digitalt ledarskap” kommer på tal menas oftast organisationens förmåga att anpassa sin affärsmodell för att ligga i framkant gentemot kund. En annan viktig aspekt av det digitala ledarskapet är organisationens förmåga att få chefer och ledare att agera som förebilder i den digitala arbetsmiljön och förskaffa sig förmågan att kunna leda på distans. Det nya arbetslivet ställer nya och höga krav på ledarnas förmåga att uppmuntra beteenden i den digitala världen.

3. Vi spenderar allt för mycket tid på att söka- och återskapa information

Det finns flera strategiska effektområden bakom satsningar på den digitala arbetsplatsen varav de tre vanligaste är att ökad effektivitet, innovationskraft och engagemang hos medarbetarna. Effektivitet handlar mångt och mycket om att möjliggöra tidsbesparingar så att arbetstiden blir mer värdeskapande. Mätningar visar att medarbetare spenderar cirka 20 procent av sin arbetstid på att söka efter information. Till det tillkommer ytterligare tid för att återskapa information som redan existerar. Enligt McKinsey återstår endast 39 procent av arbetstiden till att utföra de arbetsuppgifter som vi faktiskt är anställda för att utföra.

4. Vi lurar oss själva att tro att den digitala arbetsplatsen är ytterligare ett projekt

En vanligt förekommande fälla med satsningar på den digitala arbetsplatsen är tron om att det handlar om ytterligare ett system eller att det är ett projekt som har ett start- och ett slutdatum. Den digitala arbetsplatsen är den virtuella motsvarigheten till den fysiska arbetsmiljön och handlar om att skapa en digital upplevelse för medarbetarna. Den digitala arbetsplatsen kommer att vara i kontinuerlig förändring därför handlar det om en resa som är oändlig med syftet att förenkla vardagen för medarbetarna och vara en attraktiv arbetsgivare såväl idag som i framtiden.

5. Vi sätter luddiga mål som saknar strategisk harmonisering

Det råder tyvärr brist på organisationer som sätter tydliga och inspirerande mål inom ramen för den digitala arbetsplatsen. Målen tenderar att bli luddiga, saknar ofta koppling till organisationen övergripande affärsmål och bryts heller inte ner till medarbetarnas vardag, dvs. hur kan medarbetarna bidra till att målen infrias? Många organisationer verkar även blanda ihop begreppen och tror att målet är att samarbeta. Låt mig vara tydlig; Samarbete är inte ett mål i sig, det är en förmåga som är nödvändig för att ni ska nå era riktiga mål som har en faktisk innebörd för era medarbetare.

6. HR är inte med i förarsätet trots att det handlar om arbetsmiljö

Den digitala arbetsplatsen handlar mångt om mycket om medarbetarnas arbetsmiljö. Därför är det kritiskt att HR sitter i förarsätet tillsammans med IT och kommunikation. Det behövs tydlig stöttning för chefer och ett förnyat mindset vad gäller digital on-boarding av nya medarbetare.

7. Vi saknar gemensamma spelregler för hur vi ska bete oss i den digitala arbetsmiljön

I den fysiska arbetsmiljön finns tydliga spelregler som sitter i kulturen. Vi plockar undan efter oss när vi lämnar ett mötesrum, vi spolar efter oss på toaletten och vi möte våra kollegor med respekt i korridorerna. I den digitala arbetsplatsen ser det ut som om vi har haft inbrott och ingen bryr sig. Organisation i framkant förstår utmaningarna med att förändra våra beteenden och inför därför tydligare spelregler för vad som gäller.

Vilka utmaningar vill du lyfta fram och vad gör ni för att bemästra dessa utmaningar?