Jag har haft många coachande samtal med ledare de senaste åren. Kloka, kompetenta, ambitiösa människor. De som andra ser som “de som alltid levererar”. Men under ytan? Trötthet. Frustration. Känslan av att aldrig riktigt hinna med det som är viktigt – varken på jobbet eller i livet. Många tror att lösningen är att byta jobb. Och ibland är det så. Men oftare handlar det om något annat. Det handlar om att sluta överleva arbetsveckan – och börja designa ett sätt att jobba som du faktiskt mår bra av. 👉 Ett sätt där du använder dina styrkor – oftare. 👉 Där du inte bara levererar, utan känner mening. 👉 Där du skyddar din energi – och inte ber om ursäkt för det. Det är inte fler timmar vi behöver. Det är ett smartare sätt att använda dem – på ett sätt som gynnar både välmående och prestation. Inte antingen eller. Både och. Det är där det vänder. När vi slutar springa ifrån oss själva – och börjar arbeta i linje med oss själva. Du behöver inte lämna allt. Men du kanske behöver hitta tillbaka till dig själv.
Häromdagen hade jag nöjet att gästa podcasten ”Visionary Wellbeing” för att prata om min nya bok och dela med mig av tips och tankar om att jobba smart och hållbart i det nya arbetslivet.
Att jobba smartare innebär att du kan lägga mer tid och energi på de saker i livet som är betydelsefulla för dig. Det kan handla om dina livsmål, din personliga tillväxt, din hälsa och dina relationer. Att jobba smartare handlar inte om att jobba hårdare. Det handlar framför allt om att jobba hållbart. Min personliga reflektion är dock att det inte är något fel med att vilja jobba hårt. Det kan tvärtom vara oerhört frigörande och stimulerande. Att jobba hårt under rätt förutsättningar kan upplevas som något lekfullt. Om du jobbar hårt med något du inte brinner för då mynnar det ut i stress och negativ energi, vilket innebär att du riskerar att bränna ut dig. Men om du jobbar hårt för något som du tror på, något som känns meningsfullt för dig, då kallas det för passion.
Min observation är att människor som bemästrar konsten att jobba smartare och prestera bättre än andra har ett urval saker gemensamt. Det kan se så lättsamt ut. Nästan som att de dansar fram genom arbetsdagen i ett naturligt flödestillstånd. På sätt och vis må det också vara enkelt men vägen dit kan vara komplex, framför allt om du upplever att du saknar sann mening, drivkrafter och riktning med ditt dagliga arbete.
Sammanfattningsvis har jag landat i att du bör leva upp till följande sju förutsättningar om du helhjärtat vill bemästra konsten att jobba smartare.
Meningsfullhet Du har hög motivation och en inre vilja att jobba smartare för att åstadkomma någonting större i livet. Du vet varför du vill jobba smartare.Om du inte vet vilket berg du ska bestiga. Hur ska du då veta vilken som är den smartaste vägen upp?
Självreflektion Du är prestigelös och reflekterar kontinuerligt över dina styrkor, brister och förbättringsområden för att bli en bättre version av dig själv.
Inre och yttre faktorer Du söker förståelse för hur inre och yttre faktorer såsom din mentala inställning, träning, sömn och arbetsmiljö påverkar din förmåga att jobba smartare och öka ditt välbefinnande.
Metodik och stöd Du tillämpar beprövad metodik och strävar efter att ligga i framkant för att nyttja bra verktyg och stöd för att jobba smartare.
Disciplin Du har en hög grad av självdisciplin vilket innebär att du får saker gjort även när motivationen sviktar.
Digital kompetens Du är utforskande och tar ansvar för att kontinuerligt stärka din digitala kompetens och anamma nya arbetssätt.
Tillsammans Du inser att jobba smartare är något vi människor gör tillsammans. Vi är beroende av relationer.
Varför vill du jobba smartare?
Drivkraften till att jobba smartare bör enligt min uppfattning inte baseras på att du vill spara tid för att komma hem tidigare. Nej, mer tid för dina nära och kära är blott en bonus av att jobba smartare. Det går att likna med spelare i ett handbollslag. Drivkraften bakom att jobba smartare bör ligga i en gemensam kraft och en vilja att åstadkomma något meningsfullt tillsammans, där individuella mål och drivkrafter behöver gå åt samma riktning.
Om du inte har ett slutmål med vad du ska åstadkomma och en övergripande plan för hur du ska komma dit, då saknar du en grundläggande förutsättning för att jobba smartare. Vad det handlar om är att värdesätta varför du överhuvudtaget har det jobb som du har. Genom att vara lyhörd för dina inre drivkrafter och ha en sann mening och en riktning med ditt arbete så får du på så sätt något att sträva efter. Något att jobba smartare för. Om du inte har en riktning eller medvetna mål som betyder något för dig och som omfattar vad du och din organisation ska åstadkomma tillsammans så blir det problematiskt och energikrävande att jobba smartare. Att arbeta driven av ett större syfte är enligt min uppfattning det absolut bästa bränslet för att vara kreativ, och medvetet och omedvetet söka efter tillvägagångssätt för att ständigt jobba smartare.
Att göra rätt saker vs att göra saker rätt
Nyckeln till att jobba smartare handlar om att utföra produktiva handlingar så pass effektivt som möjligt. Värdet som skapas av en process eller enskild handling är produkten av dess produktivitet och effektivitet.
Effektivitet handlar om att göra rätt saker
Produktivitet handlar om att göra saker rätt
Effektivitet är ett mått på graden av måluppfyllelse som handlar om ”vad” du gör. För att veta om något är effektivt behöver du därför veta vad målet är. Om du utför en aktivitet som för dig närmare ett önskat mål så är handlingen effektiv. Produktivitet lägger ingen vikt på ”vad” du gör. I sin enklaste form handlar det om din förmåga att kunna producera något. Produktivitet handlar om ”hur” du utför de aktiviteter som du tagit dig ann att utföra. Det handlar om att sätta dig själv i en rörelse mot en önskad riktning så långt som det bara går. Det handlar om att göra dagliga framsteg till dina mål med smartaste möjliga insatser.
Jobba smartare gör vi tillsammans
Jag vill dock understryka att jobba smartare mångt och mycket handlar om att jobba tillsammans. Samarbete och nätverkande är en allt viktigare framgångsfaktor i det nya arbetslivet. Den fulla potentialen av att jobba smartare handlar om att betrakta arbetslivet utifrån följande fyra övergripande perspektiv; Individen, gruppen, organisationen och nätverket.
Allt börjar med dig som individ
Om du vill jobba smartare så behöver du som individ ta fullt ansvar för dina personliga mål, din utveckling och din motivation. Att jobba smartare handlar även om att skapa rätt förutsättningar genom att värna om din hälsa, ditt välmående och din arbetsmiljö. Din arbetsmiljö handlar inte bara om ditt fysiska kontor. Det handlar mångt och mycket om att skapa förutsättningar i din digitala arbetsmiljö. Du lever i en komplex, föränderlig och digital tid vilket innebär att du behöver odla din digitala kompetens och anamma ett mer utforskande, experimenterande och lärande mindset. Det är du som bär ansvaret för din utveckling. Ingen annan. Om du vill nå din fulla potential behöver du samtidigt vara lyhörd för dina inre drivkrafter och med ärlighet reflektera över din situation för att med självdisciplin ta ansvar för din personliga utveckling.
Gruppen – att möjliggöra högpresterande samverkan
Som individ behöver du aktivt investera i relationer med andra människor. I starka och trygga relationer skapas förutsättningar för att åstadkomma stordåd. Ensam må du springa snabbt, men tillsammans springer vi längre. Det är även dessa relationer som fångar upp dig och ger dig trygghet och stöd i tider av stress, motgångar och sorg. Grupper i arbetslivet kan definieras på olika sätt. Primärt bygger en grupp på att det finns gemensamma mål eller intentioner som är beroende av relationer och samspel mellan en uppsättning människor. Gruppdynamik och förståelse för hur högpresterande förhållanden skapas är avgörande för att säkerställa att du och dina kollegor kan skapa förutsättningar för framgångsrik samverkan. Att jobba smartare handlar om att möjliggöra högpresterande team som förflyttar sitt fokus från individer till samarbete. Först från jaget till laget. Sen från laget till det större syftet. För att lyckas krävs bland annat en stark känsla av tillhörighet, psykologisk trygghet, principer och ansvar.
Organisation – att samla kraften åt en gemensam riktning
För att jobba smartare på den organisatoriska nivån behöver du och dina kollegor bidra till att skapa en syftesdriven kultur som främjar en medveten rörelse av värdeskapande beteenden. Genom en gemensam mening skapas förutsättningar för kraften i organisationen att färdas åt en gemensam riktning. Här handlar det om att tillgodose människans behov av att få vara med och bidra till någonting större, och möjliggöra tvärfunktionell samverkan, nätverkande och innovation. De flesta organisationer idag är fast i silobaserade arbetssätt med mängder av informationsöar. Följden är bristande kommunikation och avsaknad av tvärfunktionellt lärande. Tillsammans har vi kraften att bryta dessa silos till förmån för tvärfunktionell samverkan.
Nätverket – Värdet skapas över organisatoriska gränser
Du lever i en tid där du vinner ofantligt mycket på att vårda ditt nätverk, oavsett organisatorisk tillhörighet och geografi. Om du vill bemästra konsten att jobba smartare i en mer global, föränderlig och digital värld behöver du bredda och öppna upp dig för ditt nätverk genom att dela- och ta del av idéer, kunskap och lärdomar. Innovation är en komplex process som är beroende av relationer och gränsöverskridande samverkan. Det må ha funnits en tid då information var makt. Idag är informationen tillgänglig överallt omkring oss för den som är nyfiken och aktivt söker efter utbyte och lärdomar med andra människor. Vårda ditt nätverk. När du faller kan detta nät fånga upp dig.
I skrivandets stund sitter jag på snabbtåg nr 430 på väg från Göteborg till Stockholm. Jag har borrat in mina hörlurar i öronen och placerat min arbetsdator på det lilla fällbara bordet framför mig. Jag njuter av den här stunden, glatt medveten om att jag kan arbeta någorlunda fokuserat och ostört i drygt tre timmar. Plötsligt plingar ljudet av ett nytt e-post till i min mobil och jag blir påmind om att det inte finns något som heter ”out-of-the-office” längre. I det nya arbetslivet är vi ständigt ett klick bort från kontoret. Arbetet är inte en fysisk plats, det är något vi gör. Jag sätter mobilen i flygläge, ändrar min digitala status till ”stör ej” och återgår med ett lättande andetag till mitt fokusarbete.
Jag tittar mig omkring och inser att jag blott är en i
raden av alla resenärer som tillfälligt använder tågkupén som arbetsplats. En
tanke ekar återkommande i mitt huvud; Det har skett ett paradigmskifte i hur vi
betraktar arbetsmiljön. Vi hukar oss till synes ensamma över våra datorer,
samtidigt som tåget rullar på i 200 km/h, men tillsammans är vi uppkopplade och
enade i det nätverkande arbetslivet. Trots det målande landskapet som susar
förbi utanför fönstren kommer vi sannolikt att ha spenderat merparten av denna
resa med blicken fastlimmad i en datorskärm.
Som företagsledare och småbarnspappa så är ”tid” något
jag har kommit att värdesätta högt. När jag tänker tillbaka på hur jag
hanterade min tid innan jag blev pappa så förvånas jag över hur jag stundvis
kunde spilla min tid till höger och vänster på ett vårdslöst sätt. En insikt
som gör mig varm inombords är att jag nuförtiden får mer arbete gjort på färre
antal timmar. Hur kan jag jobba mindre men få mer arbete gjort? Fenomenet kan
kallas ”personlig effektivitet”. Jag vill dock förenkla det ytterligare; Det
handlar om att jobba smartare och skapa förutsättningar för ett mer välmående
liv.
Att jobba smartare handlar inte om att jobba hårdare.
Det handlar om att jobba hållbart. Här kommer mina högt svävande tankar om hur
du kan jobba smartare och frigöra tid för att umgås med dina nära och kära.
1. Börja med att värdesätta varför du arbetar – skapa
mening och riktning
Det är lätt att säga att ”jobba smartare” handlar om
att värdesätta din tid. Så enkelt är det inte. Drivkraften till att jobba smartare
kan inte vara att komma hem till familjen tidigare. Nej, det är bara en bonus
av att jobba smartare. Det går att likna med spelare i ett fotbollslag.
Drivkraften bakom att jobba smartare måste ligga i en gemensam kraft och vilja
att åstadkomma något meningsfullt tillsammans där individuella mål går åt samma
riktning.
Vad det handlar om är att värdesätta varför du överhuvudtaget
går till jobbet. Det handlar om att skapa en mening med ditt jobb och på så
sätt ha något att sträva efter. Om du inte har en riktning eller medvetna mål som
betyder något för dig och som omfattar vad du och din organisation tillsammans
ska åstadkomma så blir det problematiskt att jobba smartare. Att arbeta driven
av ett större syfte är det absolut bästa bränslet för att jobba smartare. En
tydlig riktning ger stöd för att du ska kunna prioritera, reflektera och belöna
dig själv för varje litet steg som tar dig mot din större destination.
Avsaknad av ett större syfte bidrar till bristande
engagemang och kommer att påverka ditt välmående. Om du upplever att ditt jobb
saknar mening, gör då något åt det. Börja med att fundera på dina personliga drivkrafter,
eller rättare sagt; Vad är det för situationer som gör dig riktigt glad och
varför?
2. Sjukdomsinsikt – synliggör dina hinder och
tidstjuvar
Givet att du värdesätter det du gör så är det dags att
skaffa sjukdomsinsikt. Detta är den enklaste fasen i att jobba smartare, men
tyvärr den lättaste att fastna i, vilket kan uttrycka sig i att människor
tenderar att gnälla över sin situation men förmår inte att göra något åt det.
Det är absolut nödvändigt för dig att skapa någon form av ”sence of urgency”
genom att visualisera dina hinder, problem och tidstjuvar på ett bord. Detta är
lite som ”du är vad du äter”.
För att kunna jobba smartare behöver du skala bort
dina största tidstjuvar, även kallade icke värdeskapande aktiviteter. Gör dig
själv en tjänst och skriv omgående ner vilka dina tre största tidstjuvar är som
begränsar dig från att nå din fulla potential. Problem som du överhuvudtaget
inte kan påverka måste du acceptera annars kommer dom att äta upp dig.
3. Jobba smartare gör vi tillsammans. Inte ensamma
Jobba smartare handlar om mer än bara ”personlig
produktivitet”. Det handlar om att tillsammans med dina cirklar av kollegor och
vänner skapa förutsättningar för smartare arbetssätt och värdeskapande
beteenden. Samla dina cirklar för att skapa ett gemensamt ”sence of urgency”
följt av en gemensam riktning. Tillsammans behöver vi tänka i nya banor för att
skapa förutsättningar för ett smartare arbetsliv.
Se till att omringa dig av människor som du inspireras
av. En vis man sa en gång till mig: ”Om du inte upplever att människor i dina
närmsta cirklar ger dig inspiration då har du inte en cirkel, då har du en bur.”
4. Säg hej till nya beteenden och sparka ut dåliga
vanor
Detta är den svåraste fasen i att jobba smartare. Det
handlar om att förändra beteenden för att ta sig från nuläge till ”nyläge”. Det
handlar inte bara om att börja göra nya saker, det handlar mångt och mycket om
att sluta med dåliga vanor, även så kallade icke-värdeskapande beteenden. Mål
är meningslösa om de inte bryts ner till tydliga beteenden. Mitt tips för att
åstadkomma detta är att börja enkelt och välja ut tre till fem beteenden som du
och dina cirklar av arbetskamrater kan förändra genom att sluta/börja/fortsätta
göra.
Jag vill understryka att det inte handlar om att sätta
vaga mål tillsammans såsom att ”vi ska förbättra vår möteskultur”. Det handlar
om att identifiera och lyfta fram ledande beteenden som gör att ni faktiskt får
en bättre möteskultur. Låt mig ta en metafor: Om målet är att gå ner 5 kg i
vikt så är det mer intressant att agera på (och belöna) ledande beteenden såsom
att träna minst 3 gånger i veckan, äta sallad istället för kött etc. Viktigt;
Mål kommer alltid att uppfattas som luddiga om de inte bryts ner till konkreta
beteenden. Vad ska vi börja/sluta/fortsätta göra?
5. Skratta, träna, ät nyttigt och sov
Forskningen har kommit väldigt långt i att kartlägga
aktiviteter som gör att vi mår bättre, vilket är en grundläggande förutsättning
för att jobba smartare. Detta kan du inte blunda för. Dina och dina kollegors
goda vanor börjar med dina egna privata val. Vad har du för ursäkter för att
inte ta hand om din hälsa och ditt välmående? Visste du att människor som sover
minst 7,5 timmar per natt är i snitt 20 procent mer produktiva? Visste du att
människor som tränar innan jobbet är 17 procent mer produktiva?
Ta hand om dig själv. Du har bara ett arbetsliv. /Gustav
Bloggen om ett bättre arbetsliv
Gustav Molnar – Föreläsaren som inspirerar människor att bli högpresterande och hållbara i det nya arbetslivet.
Vi använder cookies för att se till att vi ger dig den bästa upplevelsen på vår webbplats. Om du fortsätter att använda denna webbplats kommer vi att anta att du godkänner detta.
Svenska 
English (UK)