“It takes humility to seek feedback. It takes wisdom to understand it, analyze it and appropriately act on it”
/Stephen Covey

Att hantera feedback på ett konstruktivt sätt är en kritisk framgångsfaktor för att möjliggöra människors fulla potential. Forskning visar att organisationer med en bra feedbackkultur har mer engagerade medarbetare och åstadkommer högre produktivitet. Människor som upplever att de inte får feedback från sin närmsta chef eller från sin omgivning känner sig ignorerade. När vi känner oss ignorerade så känner vi oss oviktiga, vilket i sint ur leder till ett omfattande tapp i engagemang.

Med en bra metodik för att ge och ta feedback skapas bättre förutsättningar för att en feedback-kultur ska blomstra. Feedback är ofta svårt att både ge och få eftersom vi är rädda för att såra andra, och för att själva bli sårade. Därför är den psykologiska tryggheten mellan individer i en grupp en avgörande nyckel för att sänka tröskeln till konstruktiv feedback. Om vi känner oss trygga med vår plats i gruppen så är vi mer benägna att berätta vad vi upplever, hur vi känner och hur andras beteenden påverkar oss. I grupper med mindre psykologisk trygghet är det inte ovanligt att individer istället gör antaganden, pratar bakom ryggen på varandra och håller inne på en ryggsäck av känslor som till slut blir så tung så att den exploderar i destruktiva konflikter.

Avsaknaden av feedback i svenska organisationer är omfattande. Vi tror att vi ger feedback och återkoppling när vi i själva verket instruerar och informerar människor utifrån vårt egna tänk. Chefer och ledare ger enligt forskning betydligt mindre feedback än vad de själva tror och utger sig för att göra. Simon Elvnäs, som är industridoktorand vid Kungliga Tekniska Högskolan, har under många år studerat effekter av chefers ageranden. Under en av Elvnäs studier följde hans forskningsgrupp över 400 ledare från olika branscher. Studiens resultat visade att chefernas egna uppfattning var att de spenderade cirka 40 procent av sin arbetstid på att ge feedback till medarbetare. Verkligen var dock en helt annan då studien påvisade att cheferna blott spenderade mellan 0 till 2 procent på att ge feedback till medarbetarna. 40 procent av arbetstiden gick istället åt till att instruera och berätta om sin egna prestation.

Fokusera på beteenden som du vill se mer av. Inte mindre.

Organisationspsykologen Maria Åkerlund menar att en tredjedel av all feedback leder till sänkt produktivitet på grund av att den ges på ett felaktigt sätt. Detta bekräftas av en Gallup-studie från 2017 där det framgår att 26 procent av medarbetare anser att den feedback dom får inte på något sätt hjälper dom att göra ett bättre jobb.

Forskning visar att det överlägset mest effektiva sättet att ge feedback på är att ignorera de negativa beteendena och fokusera helhjärtat på de beteenden som du vill se mer av. Allt för många tenderar att ge feedback som tvärtemot inte är styrkebaserad. Istället är syftet att vi önskar någon form av beteendemodifiering i termer av ”jag vill att du slutar göra si eller så”. Även om intentionen är god så blir effekten av detta oftast att människor får tunnelseende och blir stressade, vilket leder till att de förstärker det negativa till att bli mer negativt än vad det egentligen är.

FEEDBACKTRAPPAN
En av de mest pedagogiska modellerna för att bättre förstå mottagarens reaktion på feedback är den berömda ”feedbacktrappan”. Modellen består av fem steg som visar hur mottaglig och öppen som mottagaren är för feedback.

På de tre första trappstegen slår mottagaren ifrån sig din feedback, även om den är konstruktiv. Det är först på det fjärde trappsteget som mottagarens attityd är öppen och mottaglig. Det femte och sista trappsteget är där verklig förändring inträffar. All feedback bör sträva efter att nå högt upp på trappan.

SKILLNADEN MELLAN ATT GE OCH TA FEEDBACK

Det är skillnad på att ge och ta emot feedback. Det är två helt olika situationer. Den som ger feedback visar sig själv och det är därför respektfullt att låta fokus ligga kvar på givaren. Detta innebär att vi bör lyssna och försöka förstå. Min rekommendation när du får feedback är att alltid intala dig själv följande; det kanske ligger någonting i den han eller hon säger. Genom att ge givaren fullt fokus öppnar mottagaren upp för möjlighet till kommunikation. Mottagaren av feedbacken kan reflektera och fundera över den feedback hen har fått och sin del i denna. Om mottagaren uppfattar sig anklagad är det lätt att gå i försvar. Då en mottagare av feedback flyttar fokus till sig själv, kan givaren uppfatta sig avvisad.

Nycklarna när du ger feedback

Sätt tydliga förväntningar och mål

För att feedback ska vara framgångsrik behöver både givaren och mottagaren ha klarhet i varför vi ger feedback överhuvudtaget. Vad är det för mål vi vill åstadkomma som feedbacken bidrar till? Med tydliga förväntningar blir det enklare att förstå hur förändrade beteenden kan leda till gemensamma mål och vinster. Allt för många människor i arbetlivet vittnar om att de har otydliga mål och förväntningar, vilket komplicerar tillämpning av feedback.

Var direkt, konkret och specifik

Feedback behöver vara riktat direkt till den person som det berör. Ett bra mantra för arbetsgrupper är att prata ”med” varandra istället för att prata ”om” varandra. Utgå från dig själv och se till att använda ”Jag…” istället för att använda ”Vi…” eller ”Man…”.

När du ger feedback till den det berör är det viktigt att du är konkret och ger feedback på ett specifikt beteende. Givet att det är kopplat till en individs beteende så innebär det att det går att agera. Ett bra verktyg som jag själv haft mycket nytta av är den så kallade SBI-modellen som utgår från att du ger feedback utifrån Situation, Beteende och Inverkan. Här följer ett enkelt exempel:

• Situation – På gårdagens gruppmöte…
• Beteende – Så upplevde jag att du uppträdde dig dominant och avbröt oss andra vid ett flertal tillfällen…
• Inverkan – Vilket ledde till att kollegorna tystnade och tappade energi. Följden blev att vi inte kunde diskutera deras idéer och vara problemlösningsorienterade som grupp.

Ge feedback i rätt tid

Kommer feedback alldeles efter en händelse ger den större öppenhet, ärlighet och tydlighet än om längre tid har förflutit.

Var ärlig och generös med positiv feedback

Din inställning när du ger feedback är avgörande för om mottagaren kommer vara öppen eller sluten. Allt för ofta ger vi feedback när vi själva är känslostyrda och frustrerade. I dessa fall riskerar tonaliteten bli negativ och onödigt upprörd, samtidigt innebörden överdrivs och förstärks. Den bästa feedbacken ges när du är sansad och drivs av att förbättra. Men vad innebär det egentligen att ge någon ”ärlig feedback”? Enligt en studie som genomfördes av beteendestatistikern Joseph Folkman, där data samlades in från över 10 000 ledare, framgår att deras egen uppfattning om ärlig feedback är att det inträffar när de kan säga var de tänker, snarare än att vara trevliga. Den primära uppfattningen är att om vi ska vara ärliga behöver feedbacken vara tuff att ge. Med andra ord; studien visade att ledare tror att ärlig feedback tenderar att vara mer negativ än positiv. Ett flertal studier pekar dock på att positiv feedback har en betydligt starkare koppling till motivation och förändring. I en studie som genomfördes av Van-Dijk och Kluger år 2004 framgår att om du har ett jobb där du vill utvecklas och avancera så ökar motivationen mer om du mottar positiv feedback. Att ha ett övervägande driv av att ge människor korrigerande och tillrättavisande feedback och undvika det positiva är inte ärligt och genuint. Det bygger vara sig förtroende eller motivation. Förtroende från andra kommer som ett resultat av att de genuint känner att du har deras rygg och deras bästa intressen i åtanke.Forskning visar att grupper når bäst resultat om chefen eller ledaren ger ungefär fem gånger så mycket positiv återkoppling, som han eller hon ger negativ eller konstruktiv. Metoden kallas därför för 5:1-metoden.

Var konstruktiv – inte dömande

När du ger feedback bör du fokusera på att vara konstruktiv. Ge enbart feedback på något som är förändringsbart. Feedback handlar inte om att bedöma, berömma, anklaga eller skuldbelägga, vara sig andra eller dig själv.

Följ upp

Glöm inte bort att följa upp din feedback med individen som du har givet den till. Detta visar att du genuint intresserar dig för att utveckla personen och åstadkomma värde. Uppföljningen hjälper även dig att förstå vilken feedback som är värdeskapande och inte.

NYCKLARNA NÄR DU TAR EMOT FEEDBACK

Att ta emot feedback är betydligt enklare om den som ger den gör det på ett metodiskt sätt. Tyvärr är det allt för ofta som feedbacken inte är så pass pedagogisk eller positiv som vi önskar. I dessa situationer är det viktigt att du anstränger dig och gör ditt yttersta för att vara öppen och mottaglig. Här kommer några tips på vägen.

Lyssna aktivt och säg till dig själv ”det kanske finns visdom i det han eller hon säger”

Om du upplever att en inre gard åker upp i dig när du mottar feedback från en person är det bra att upprepa följande mantra för dig själv: ”Det kanske finns visdom i det han eller hon säger”. Även om du instinktivt inte håller med så kan det finnas en sanning eller en visdom i det personen försöker säga till dig. Ofta handlar feedback om beteenden där vi tolkar situationer med olika perspektiv. Om du lyssnar noga med nyfikenhet skapar du en bättre förståelse för alternativa perspektiv.

Repetera (endast) vad du hör för att klargöra

Ansträng dig för att inte börja förkasta, förklara eller försvara. Träna på att aktivt lyssna och repetera enbart det du hör personen säga till dig. Bekräfta för personen att du har lyssnat. Återberätta och ge ett kvitto till personen som gett feedback på att du lyssnat genom att säga; ”om jag förstår dig rätt så…”

Be den som ger feedback att vara specifik

För att du ska kunna få så pass meningsfull feedback som möjligt, som du kan förstå, ta ställning och agera på, så är det fördelaktigt om den som ger feedbacken är specifik. Fråga därför efter konkret feedback utifrån vad du gör bra och vad du kan göra bättre.

Visa tacksamhet till den som ger feedback

Betrakta alltid feedback som en gåva. Även om den är negativ. Se till att alltid visa uppskattning till de som bryr som om din utveckling och som hjälper dig att bli den bästa versionen av dig själv.

Be kontinuerligt om feedback

Sitt inte och vänta inte på feedback. Förvänta dig heller inte att någon ska ge dig feedback. Se istället till att be om feedback kontinuerligt. Kom ihåg att feedbacken behöver vara kopplat till vad du vill åstadkomma.