I min jakt på att bidra till värdeskapande och välmående arbetsplatser har jag genom årens lopp ställt följande fråga till ledare och medarbetare inom i samtliga organisationer jag har fått äran att konsulta för;

Vilka är de tre största tidstjuvarna i din vardag som hindrar dig från att vara produktiv och engagerad?

Bland svaren återfinns tidstjuvar så som att söka- och återskapa information, hantera e-post, bli avbruten av kollegor och svara på repetitiva frågor. Det finns dock en tidstjuv som hamnar i topp tre nästan varje gång… Ineffektiv möteskultur

I en tid då digitalisering sköljer över arbetsplatserna vill jag uppmuntra organisationer och ledare att stanna upp och reflektera. Det finns så oerhört mycket ni kan göra för att öka välmående, produktivitet och engagemang hos era medarbetare som inte har med teknik att göra! Ny teknik för digitala möten är en enorm möjliggörare men tekniken kommer i inte direkt att förbättra er möteskultur. Era beteenden och invanda mötesrutiner kommer ni tyvärr att ta med in i den digitala världen vilket enbart leder till mer förvirring och stress.

Det finns lyckligtvis organisationer som sticker ut med en imponerande möteskultur. Dessvärre är dessa organisationer få till antalet. För att förenkla vardagen för er som kämpar med era kalendrar, möten och beteenden vill jag dela med mig av några av de tips som jag fångat upp från organisationer i framkant. Vissa må vara självklara och ”klyschiga” men av någon anledning verkar de vara de enklaste som fallerar.

OBS! En viktig insikt är att organisationer i framkant må ha spelregler för beteenden på arbetsplatsen men det är enkelhet och efterlevnad från  chefer och ledare som fungerar absolut bäst. Det finns exempel på organisationer som endast har 1 regel för möten och presterar nära på utmärkt. Exempel på regler i de fallen är att varje möte måste avslutas med ”vad gjorde vi bra i detta möte” eller att medarbetare inte får kalla till beslutsmöten om de inte först utvärderat alternativ och tagit fram en rekommendation för beslut. Resultatet i de fallen har varit att över hälften av mötena försvinner då medarbetarna inser att deras rekommendation till beslut är bästa vägen framåt. Givet att de har autonomi så kan de agera i tro för organisationens bästa utan att ha ytterligare ett möte.

Varsågod, här kommer mina 15 tips för hur ni kan få en vinnande möteskultur;

1. Säkerställ att möten har tydliga syften, mål, agenda och förväntningar (självklart men hur ser det ut egentligen?
2. Tacka nej till möten som saknar agenda (tacka även nej till möten som har agenda men som inte är relevanta för dig)
3. Ställ följande fråga efter varje möte; Vad gjorde vi bra i det här mötet?
4. Den som kallar till mötet måste förbereda förslag på beslutsalternativ med tydlig rekommendation innan mötet (gör att ”sunt förnuft” tar bort många möten)
5. Inför stående möten (ta bort stolarna om möjligt men ha respekt för människor som inte kan stå)
6. Reducera mötestiden (gärna till 20-30 minuter om möjligt)
7. Inled med en valfri ”energizer” eller en ”mental incheckning”  för att få upp energin och den mentala närvaron
8. Kombinera möte med fysisk träning:  Varför inte kombinera en rask promenad med ett möte? (OBS! det finns kategorier av möten som ej lämpar sig för detta)
9. Säkerställ luft mellan mötestiderna (så att ni undviker att nästa mötesgäng står och knackar på dörren när ni ska avsluta)
10. Inför mail- och mötesfria dagar internt (ledare som infört detta garanterar engagemang och produktivitet)
11. Möjliggör för medarbetare att ansluta till möten från distans
12. Utveckla medarbetarnas förmåga till aktivt lyssnande och konsten att ge och ta feedback (läs feedbacktrappan och sluta motarbeta kritik)
13. Lämna mobiltelefonen utanför
14. Planera in egen tid i kalendern (enligt en studie som McKinsey genomfört så återstår endast 39% av kontorsarbetares tid till att utföra de arbetsuppgifter som vi faktiskt är anställda för att göra)
15. Delge all relevant information till intressenter som inte medverkade på mötet

Vad saknar du på listan? Vad vill du lyfta fram? Välkommen att bidra så att vi kan förenkla vardagen för människor i arbetslivet.

Gustav Molnar