Att ha en fullbokad kalender med mycket att göra är inte alltid samma sak som att vara effektiv och göra framsteg. Allt för många människor låter sin prioritering av arbetsuppgifter påverkas av externa omständigheter såsom vilken kollega eller kund som skriker högst, eller vilken uppgift som kom in först för att därefter beta av dom i tur och ordning. Utan ett genomtänkt system för hur du tar dig ann din arbetsdag och omsorgsfullt prioriterar dina arbetsuppgifter så ökar din risk för negativ stress och uteblivna framsteg.

Den amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower sägs ha använt sig av en enkel matris under sin tid som president. Han ska ha sagt; ”det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt”. Om du kan din historia så vet du att Eisenhower var en högt uppsatt general under andra världskriget, varpå han tvingades ta en hel del tuffa beslut med soldaters liv som insats. Grundprincipen i Eisenhowers matris handlar om att du ska prioritera uppgifterna utifrån hur viktiga och bråttom de är. Matrisen består av fyra rutor. I den översta raden sätter du in uppgifter som du anser är viktiga för att du ska nå dina mål. I den undre raden sätter du in uppgifter som inte är viktiga för dig. I matrisens första kolumn sätter du in uppgifter som är bråttom för dig att färdigställa. I den andra kolumnen placerar du in uppgifter som du inte finner vara brådskande. Detta upplägg ger alla dina uppgifter en placering i matrisen med en tydlig uppmaning för hur och i vilken ordning uppgifterna bör hanteras.

Ruta 1 – Bråttom och viktigt: Gör det nu!

Uppgifter och initiativ som hamnar i denna del av matrisen bör du ha som rutin att genomföra först. Det är dessa uppgifter som är av högst vikt för att du ska nå dina mål. De är dessutom bråttom att du får de gjort. Det är inte ovanligt att dessa uppgifter är komplexa, utmanande och energikrävande, vilket gör att du riskerar att skjuta upp dem. När du påbörjar din arbetsdag se då till att göra dessa uppgifter först.

Ruta 2 – Viktigt men ej brådskande: Planera in i kalendern

Uppgifter och initiativ som hamnar i denna ruta är av karaktären ”viktiga men ej brådskande”. Dessa uppgifter för dig närmare dina mål men det brinner inte i knutarna. Därför bör du omgående planera in tid i din kalender för att genomföra dessa uppgifter när du har den tid som krävs. Genom att planera när du ska utföra dessa uppgifter kommer du att öka din känsla av kontroll vilket bidrar till mindre stress i din vardag.

Ruta 3 – Brådskande men inte viktigt: Delegera

I denna ruta hittar du uppgifter som är brådskande men inte viktiga. Dessa uppgifter bör du med fördel delegera till andra eftersom de inte är av högre vikt för dig för att du ska nå dina mål. Varje gång som du delegerar en uppgift bör du vara konsekvent med att följa upp resultatet med den person som du har delegerat uppgiften till.

Ruta 4 – Inte viktigt och inte brådskande: Dumpa

Uppgifter som hamnar i denna ruta är ofta inte i linje med organisationens mission eller mål. Därför behöver du lära dig att säga nej till dessa inkommande uppgifter så att du kan stryka dom från din lista och på så sätt frigöra tid för de uppgifter och aktiviteter som är mer betydelsefulla.

HUR KAN DU TILLÄMPA MATRISEN FRAMGÅNGSRIKT?

Eisenhowers matris har en låg inlärningskurva och kan tillämpas på flera sätt. Matrisen är inte enbart användbar för att hjälpa dig att prioritera dina uppgifter. Andra värdefulla användningsområden för matrisen är när du ska sortera dina e-post eller när du skapar en presentation och vill bli medveten om var fokus för åhörarna bör ligga så att du lägger energi på rätt innehåll. Matrisen kan med fördel även användas tillsammans med ditt team för att skapa samsyn gällande vilka initiativ och aktiviteter som ni tillsammans ska prioritera. För att du ska kunna använda matrisen framgångsrikt gäller det att du ska kunna skilja på vad som är brådskande och vad som är viktigt. Du behöver även kunna bemästra konsten att se vad som är slöseri med tid och inte tillför värde. Exempel på vad som är brådskande är när mobiltelefonen ringer eller när du får ett inkommande e-post. För att en arbetsuppgift ska kategoriseras som ”viktig” krävs att den bidrar till ett långsiktigt värdeskapande såsom ett uppdrag, värdering eller mål. Det är vanligt att lura sig själv att något är brådskande när mobiltelefonen ringer. Bara för att det är brådskande för någon annan så behöver det inte vara det för dig. Oftast är det saker som skulle kunna vänta. Därför vill jag uppmana dig att sakta ner och ta dig den tid du behöver för att avgöra om inkommande saker är viktiga och brådskande eller om de faktiskt inte tillför något direkt värde för dig eller din organisation.

Ett annat bra tips för att underlätta visualiseringen av uppgifter i matrisen är att färgkoda dina rutor. Använd de färger som du själv tycker passar dig bäst. Vanligt förekommande är att använda röd för ruta 1 och grönt för ruta 2. Vad gäller ruta 3 och 4 är färgerna inte lika avgörande eftersom det rör uppgifter som inte bedöms som viktiga.

Eisenhowers matris må vara ett bra och beprövat system för att prioritera. Jag vill ändock ge dig ett medskick som känns viktigt för att du ska kunna jobba smart och hållbart; Effektiva system må vara viktiga att införa men glöm inte bort din egna energi kopplat till de arbetsuppgifter som du tar dig ann. Ett bra sätt att skapa balans på är att du gör en lista över de aktiviteter och uppgifter som du upplever ger och tar energi. Meningsfullt arbete uppstår först när du utför uppgifter som du både finner vara värdeskapande och samtidigt ger dig energi och får dig att känna dig levande. Fundera på de arbetsuppgifter som du utför i ditt vardagliga arbete utifrån hur värdeskapande de är samt hur stimulerad du blir när du utför dom.

Om du inte upplever att du utför meningsfullt arbete så är min rekommendation följande; Se över ditt karriärsval. Världen blir en bättre plats för dig och dina medmänniskor om du det du gör upplevs som både värdeskapande och stimulerande.