Det allt mer uppkopplade och digitala livet medför en mängd fördelar. Men det medför också en rad utmaningar som mänskligheten behöver hantera med omsorg. Människor i arbetslivet tar idag in en överväldigande mängd information och notiser från en mängd olika appar och system. Det är inte ovanligt att informationsarbetare växlar mellan applikationer över 10 gånger per timme under en arbetsdag samtidigt som ljudet av e-postnotiser plingar vart femte minut. Det allt mer uppkopplade och digitala arbetslivet har lett till ett folkhälsoproblem som vi kallar ”digital stress”. 

Vad är egentligen “Digital stress”?

Finns det ens någonting som heter “digital stress”? Ja, det gör det, men låt mig bena ut begreppet något. Stress är stress och kan delas upp i psykologisk och fysisk stress. Digital stress syftar helt enkelt på den stress som uppstår till följd av digitala arbetssätt och det ständigt uppkopplade och informationsintensiva arbetslivet.

Vad är följden av Digital stress?

Så vad är då följden av den digitala stressen? Forskning visar att den digitala stressen leder till att vår kognitiva förmåga reduceras, vi får sämre minne, sömnstörningar och nedsatt arbetsförmåga. Under pandemin florerade begreppet ”skärmtrötthet” flitigt, och mängden digitala möten ökade drastiskt. I den postpandemiska vardagen är det digitala och hybrida mötet en del av det nya normala. En ny studie från Microsoft visar dessvärre att de flesta av oss har svårt att hålla fokus i digitala möten.  Multitasking är destruktivt och leder till ett produktivitetstapp på upp emot 40 procent samtidigt som det påverkar vårt IQ negativt. Att växla mellan system och arbetsuppgifter gör dessutom att det blir oerhört svårt att hamna i det hälsosammma flödestillståndet som kallas ”flow”.

Den digitala stressen är en utbredd arbetsmiljöfråga som handlar om social hållbarhet. Ändå är det allt för få organisationer som adresserar den digitala stressen på en strategisk nivå. Vad kan vi då göra för att reducera den digitala stressen i vardagen? Jag är övertygad om att det behövs insatser på såväl övergripande organisatorisk nivå samtidigt som individer behöver skaffa ökad självinsikt och ta ett större ansvar för sitt välmående och sin prestation. I framtiden är det sannolikt att den ökade graden av personalisering och AI i digitala verktyg kan bidra till reducerad digital stress, men fram tills dess behöver organisationer och individer agera för att vara hållbara och högpresterande.

Vad kan organisationer göra för att reducera digital stress?

Om din organisation vill motverka den digitala stressen bör ni enligt min uppfattning ta tag i följande initiativ.

1. Mobilisera den digitala arbetsplatsen med HR och strategisk ledning

Den digitala arbetsplatsen påverkar alla medarbetares vardag och bör inte enbart styras av IT. Organisationer i framkant förstår vikten av att mobilisera en strategi där IT samverkar med HR i förarsätet av den digitala medarbetarupplevelsen och den ditgitala arbetsplatsen. I slutändan kommer det ner till en arbetsmiljöfråga, inkluderande ledarskap och hållbara beteenden.

2. Skaffa organisatorisk sjukdomsinsikt – Möt människor där dom är

Innan ni springer för snabbt på lösningen är det bra att få samsyn om vilka utmaningar, tidstjuvar och frustrationsmoment som medarbetarna upplever i den digitala arbetsmiljön. Ta även i beaktning att olika yrkeskategorier förmodligen har olika utmaningar i den digitala vardagen.

3. Sluta aldrig investera i användarvänlighet

Användarvänlighet har en bevisat effekt på goda och sunda digitala beteenden. Så mycket som ett onödigt klick för mycket kan vara allt som krävs för att bägaren ska rinna över och medarbetares frustration skjuter i höjden. Se därför till att aldrig sluta att förenkla och automatisera med modern teknik som möjliggörare. 

 4. Se över det digitala landskapet – avveckla system

Som organisationer behöver vi ta ett större ansvar för införandet av nya system i strategin för den digitala arbetsplatsen. Ansvaret innebär att även se över vilka system som kan avvecklas. Det är allt för vanligt förekommande att organisationer lanserar system efter system utan att avveckla förlegade applikationer.

 5. Spelregler för sunda digitala beteenden

Det är inte bara digitala system som behöver avvecklar, det handlar i allra högsta grad även om att införa goda digitala beteenden och samtidigt avveckla förlegade beteenden. Det senaste åren har det tack och lov blivit allt vanligare att organisationer inför digitala spelregler eller trafikregler för att råda bukt på förlegade beteenden som bidrar till digital stress. Vad det handlar om är att kollektivt enas om vad vi tillsammans behöver sluta göra och börja göra en olika situationer för att åstadkomma värdeskapande. Vissa organisation har gått så pass långt att de infört e-postförbud efter arbetstid, vilket i flera fall har visat sig få en motsatt effekt på vissa medarbetare som upplever en minskad autonomi och ökad stress av att de inte kan skicka e-post och arbeta när du själva önskar.

Digital stress är en hållbarhetsfråga som kräver en samspel mellan organisationen och dess individer, men i slutändan är det arbetsgivaren som har det slutgiltiga ansvaret att arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete.

Vad kan du som individ göra för att reducera digital stress?

Som individer behöver vi skaffa självinsikt och ta ett större ansvar för vårt välmående i det allt mer digitala arbetslivet. Det handlar mångt och mycket om att kontinuerligt stärka din digitala kompetens, vilket inte bara handlar om att lära dig nya digitala arbetssätt, det handlar om att odla ett kollaborativt mindset och bemästra sundare digitala arbetssätt. Här kommer några tips på hur du kan öka din prestation och samtidigt reducera din digitala stress och må bättre.

 “Att stanna upp och ta det lugnt är inte att slösa med tiden”

Träna på att fokusera och undvik multitasking

Att bemästra konsten att fokusera på en uppgift åt gången är en av de mest beprövade tillvägagångssätten för att öka din prestation och må bättre.

Tillämpa 20-20-20-regeln för att undvika skärmtrötthet

Om du sitter för länge framför en skärm kan det resultera i huvudvärk samt torra och irriterade ögon. Forskning visar även att vi inte blinkar lika frekvent när vi sitter framför en digital skärm. 20-20-20-regeln innebär följande: Var 20:e minut, titta bort från skärmen i 20 sekunder och fäst din blick på något som är minst 20 fot bort (6 meter). Det tar ungefär 20 sekunder för dina ögon av slappna av helt.

Var nyfiken på källorna bakom till din digitala stress 

Genoma att stanna upp och reflektera över orsakerna bakom din digitala stress kan du agera mer handlingskraftigt för att minska din stress. Kom ihåg; Som individ kan du inte påverka allt, men du kan påverka mycket. Det är du själv och ingen annan som är ytterst ansvarig för ditt arbetsliv. 

Begränsa din skärmtid

Genom att aktivt sätta gränser för ditt teknikanvändande kan du få tid för återhämtning. Att begränsa din skärmtid innebär även att vara i nuet utan din telefon.

Våga diskutera digtial stress på arbetsplatsen

Om du lider av digtial stress så är du inte ensam. Ha därför mod att diskutera detta med din chef och dina kollegor. Genom att skapa samsyn och förståelse kan ni agera tillsammans.

Behöver du hjälp att eskalera frågan om den digitala stressen? Välkommen att ta kontakt. 

/Gustav Molnar