5 lärdomar vid digitalisering av arbetsplatsen

I skrivandets stund sitter jag i hotellobbyn på Scandic Anglais. Det är december. Jag noterar att jag inte är ensam om att dela denna lobby som en tillfällig arbetsplats. Mobiler ringer, e-post besvaras, Skype-samtal pågår, fingrar dansar i otakt på tangentbord och vid de större borden pågår möten där kreativa personer gestikulerar storartat med viftande händer. Ingen är här för att bara dricka kaffe längre. Alla är här och arbetar. En tanke ekar återkommande i mitt huvud; Det har skett ett paradigmskifte i hur vi betraktar arbetsmiljön.

För många bolag handlar det nu om att förändra sina arbetssätt för att överleva. Vi lever i en värld där disruptiv innovation är verklig och där människors förväntningar på arbetsplatsen har ökat markant i och med teknikutvecklingen i våra privata liv. Enligt en studie genomförd av Forbes Magazine så kommer 700 av världens ledande bolag på Fortune 1000-listan att få ge plats till nya aktörer inom tio år. En starkt bidragande faktor till detta är teknikutvecklingen. För att överleva behöver organisationer möjliggöra arbetsplatser som är dynamiska, flexibla och innovativa. Alltför många bolag sitter dock fast i traditionella arbetssätt kantade av stuprörsbeteenden och informationsöar vilket resulterar i stress, sjukskrivningar och bristande lojalitet. Vad det egentligen handlar om är ledarskap och engagemang, som har en direkt koppling till innovationskraft och produktivitet.

Lösningen handlar inte om att lansera ytterligare ett system. Det handlar om att ta ett steg tillbaka och förstå människorna bakom de digitala skärmarna. Investeringar i ny teknik handlar egentligen inte om ROI (return of investment). Det handlar om ROU (return of usage). Det är först när medarbetarna ändrar sina beteenden och är aktiva användare av ny den nya tekniken som affärsnyttan uppstår.

Så hur får vi människor att bli aktiva användare av ny teknik? Här kommer några spontana lärdomar som jag hoppas ingjuter lite energi och hopp till dig som står inför en digital och kulturell förändringsresa.

1. Det handlar om arbetsmiljö – HR behöver arbeta närmare IT och kommunikation.

Sekunden som medarbetare stirrar in i en digital skärm för att göra något jobbrelaterat så kliver de in i en arbetsmiljö, oavsett var de befinner sig. Så ställ dig själv frågan; Hur har ni inrett ert digitala kontor? Hur ser entrén till det digitala kontoret ut? Hur är bemötandet? Hur arbetar ni med feedback, värderingar och kultur i de digitala kanalerna internt? Jag vill påstå att det har skett ett paradigmskifte gällande hur vi betraktar arbetsmiljön. För många yrkesroller har vardagen förändras så pass mycket att de spenderar mer tid i sin digitala miljö än vad de gör i den fysiska. Arbetsmiljön påverkar hur vi mår och presterar. Enligt arbetsmiljöverket är en anställd som klagar över arbetsmiljön 38 procent mindre produktiv. Så var är HR någonstans i dialogen gällande den digitala arbetsmiljön? Sitter de med i förarsätet eller inte?

2. Mål är meningslösa om de inte bryts ner

Sedan urminnes tider har vi hört om vikten av att sätta mätbara mål. En tydlig trend bland bolag som ligger i framkant inom digitalisering är att deras mål inte enbart handlar om effektivitet och kostnadsbesparingar. Det handlar betydligt mer om mjuka faktorer såsom engagemang, kultur och attraktionskraft. Så handlar det om en sak till; Att möjliggöra en samarbetskultur som gynnar innovationskraften. Men för de allra flesta medarbetare så är effektmål såsom effektivitet och innovation endast tomma ord. Det är något som en chef säger på en konferens. Veckan därpå är det glömt. Nyckeln ligger i att förstå vilka beteenden och aktiviteter som gör att vi blir mer innovativa, mer effektiva etc. Det handlar om att förstå användarnas mål när de öppnar upp sina digitala skärmar. Det är ofta i de små detaljerna som sann ständig förbättring existerar.

3. Sätt människorna I framsätet på den digitala resan

Visst är det mänskligt att göra fel? Men återkommande fel är dumhet. Ett av de mest frekventa återkommande misstagen som företagsledare gör är att de sätter tekniken i första hand och sjösätter omfattande IT-projekt där teknik och funktion är styrande. Framgång handlar om att sätta människor, beteenden och kultur i framsätet på den digitala resan.

4. Inse att förändring är konstant

Det kan vara en svidande sanning för vissa, men förändring är inte ett event som sker på en kovändning. Det är en kontinuerlig process. Frågan är om begreppet förändringsledning på sätt och vis börjat spela ut sin roll då vi lever i en värld som är i kontinuerlig förändring. Allt oftare används begreppet självledarskap i syfte att öka medarbetarnas självkännedom och förmåga att leda och ta ansvar.

5. Sluta göra saker och börja göra nya saker

Det här är världens enklaste tips, men en lärdom som är värd att dela med sig av eftersom det enklaste oftast är det som glöms bort vid omfattande förändringsarbete. All förändring handlar om att medarbetarna ska sluta göra vissa saker, och börja göra nya saker. Lista därför ner era topp 5 önskade förändringar vad gäller beteenden baserat på vad medarbetarna ska sluta och börja göra.

Nej, nu ska jag betala min kopp kaffe och traska vidare ut på stan för att känna av julstämningen. God Jul och Gott nytt år!

/Gustav Molnar
gustav.molnar@diwo.se
0722530798

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google-foto

Du kommenterar med ditt Google-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.